Qoach CRM - CRM спортивной школы

С чего всё началось

Qoach CRM не придумана за столом. Её написали для работающей баскетбольной академии, когда готовые сервисы перестали справляться, и только потом сделали продуктом.

1. До августа 2026
   Три системы вместо одной

   Баскетбольная академия KASPIY, с которой всё началось, вела учёт в готовом облачном сервисе: спортсмены, абонементы, посещения. Заявки и переписка жили отдельно, в Битрикс24. Данные об одном клиенте лежали в двух местах, а дописать нужное в чужой сервис было нельзя.

2. 13 августа 2026
   Решение писать своё

   Мы решили собрать для академии свою CRM, где заявки, деньги, посещения, звонки и чаты находятся в одной системе. Первая версия заработала на адресе академии в тот же день.

3. 6 сентября 2026
   Полный переезд за 24 дня

   База перенесена из прежнего сервиса: лицевые счета сошлись с остатками по всем спортсменам без единой корректировки. Переписку из Битрикс24 перенесли тоже - 1 422 диалога.

4. 15 сентября 2026
   CRM становится продуктом

   К этому времени в CRM уже были кабинет родителя, приложение тренера и методология. Доступ начали просить другие школы - так появилось имя Qoach CRM и отдельная версия продукта.

5. 27 сентября 2026
   Первая школа за пределами академии

   Через 12 дней после решения развернули экземпляр для первой внешней школы: своя база, свой адрес, свой логотип. Запуск идёт одним сценарием с двадцатью проверками.

6. Октябрь 2026
   Модули и руководство

   Возможности разделены на ядро и семь модулей, которые школа включает по мере надобности. Опубликовано руководство из двенадцати глав для сотрудников, тренеров и родителей.

Что внутри

Все экраны ниже сняты с демо-стенда: школа, спортсмены и суммы на них выдуманы.

Заявки и пробные занятия

Заявка приходит с формы на сайте, из переписки в мессенджере, по звонку или заносится вручную. Дальше она идёт по этапам от обращения до зачисления, и на каждом видно, что делать.

• Запись на пробное - на конкретное занятие группы: ребёнок сам появляется у тренера в журнале этого дня.
• Тренер отметил пробного - заявка сама переходит на этап «Был на пробном».
• Зачисление одной кнопкой, отказ - с причиной, чтобы потом увидеть, почему уходят.

Спортсмены, абонементы и лицевой счёт

Спортсмен и родитель - разные карточки: у ребёнка может быть несколько взрослых, один из них плательщик. У каждого спортсмена свой лицевой счёт - лента начислений и оплат.

• Баланс не вводится руками: это сумма операций, поэтому долг и аванс всегда сходятся с историей.
• Четыре вида тарифов: абонемент на месяц, пакет занятий, разовое и индивидуальные с долей тренера.
• Заморозка по правилам тарифа, продление, начисления за форму и сборы.

Журнал посещений

Отметка одним касанием по фамилии, без кнопки «Сохранить» - журнал делали под слабую связь в спортзале. Рядом с фамилией цветная точка: долг, истёкший или заканчивающийся абонемент.

• Занятия создаются сами по расписанию группы, заводить их вручную не нужно.
• Гости и пробные - отдельными блоками, чтобы не потерять их в общем списке.
• Табель за месяц и список группы печатаются и выгружаются в таблицу.

Деньги школы

Доход, расход и прибыль за месяц на одном экране. Отдельная «Касса» для администратора у стойки: список должников и приём оплаты в два касания.

• Оплата, которую тренер принял в зале, ждёт подтверждения администратора и только потом попадает на баланс.
• Расходы по статьям: аренда, зарплата, инвентарь - с отметкой «выплачено».
• Онлайн-оплата по СБП: ссылка от сотрудника или кнопка в кабинете родителя, деньги сами встают на лицевой счёт.

Переписка с родителями в CRM

Родители пишут в мессенджер, а не в CRM. Поэтому мессенджеры приходят в CRM сами: диалог открывается в разделе «Чаты» и остаётся в карточке клиента и спортсмена.

• Школа сама подключает в настройках Telegram и MAX; за чаты отвечает наш коннектор Qonnect, он стоит рядом с CRM у каждой школы.
• Правила: создавать ли заявку из обращения, кто ответственный, когда закрывать молчащий диалог.
• Напоминания должникам и тем, у кого кончается абонемент, уходят в мессенджер прямо из списка.

Отчёты для руководителя

Девять отчётов на одной странице: откуда приходят заявки, сколько из них доходит до зачисления, почему отказываются, как ходят группы и что с деньгами по месяцам.

• Период - 3, 6, 12 или 24 месяца.
• Сводка «Сегодня в школе»: занятия дня, должники, новые заявки, истёкшие медицинские допуски.
• Оплата тренерам за индивидуальные считается сама по проведённым занятиям.

Тренер и родитель

«Тренерская» на телефоне

У тренера своё приложение из трёх вкладок: журнал, программа и оплата. Он видит только свои группы и отмечает занятие прямо в зале.

• Программа под каждое занятие: текст, тема, видео и фото. Есть заготовки и кнопка «как в прошлый раз».
• Методология школы под рукой: уровни по возрасту, цикл занятий, навыки с нормой часов. Программа собирается по каркасу, минуты считаются сами.
• Руководитель видит, какие навыки группа уже отработала и какие темы отстают.

Ядро и семь модулей

Школа берёт ядро и добавляет то, что нужно сейчас. Выключенный модуль пропадает из меню, а его данные остаются.

В ядре: заявки, спортсмены и клиенты, группы и расписание, журнал посещений, абонементы и лицевой счёт, касса, программы тренировок, сводка и роли.

Как запускаем школу

Частые вопросы