Qoach CRM

Переезд за 24 дня

Первая версия CRM заработала на адресе академии в день, когда было принято решение. Дальше прежняя система и новая шли параллельно: данные докачивались, пока сотрудники привыкали к новым экранам.

6 сентября переезд завершился. Итоговая разница между системами была накачена одной операцией, и лицевые счета сошлись с остатками по всем спортсменам без единой корректировки.

Переписку с родителями перенесли тоже: 1 422 диалога из Битрикс24 теперь лежат в карточках клиентов. К началу октября все каналы академии - бот и номер в Telegram, Instagram* - переведены в CRM.

Что получили сотрудники

Администратор ведёт заявку от обращения до зачисления в одной воронке. Запись на пробное делается на конкретное занятие, и ребёнок сам появляется у тренера в журнале.

У каждого спортсмена свой лицевой счёт: лента начислений и оплат, из которой складывается баланс. Отдельный экран «Касса» показывает должников и принимает оплату в два касания.

Руководитель видит на сводке занятия дня, деньги за месяц, должников и истёкшие медицинские допуски, а в отчётах - воронку заявок, причины отказов и посещаемость групп.

Тренер и родитель

Тренер отмечает занятие в приложении на телефоне одним касанием по фамилии: журнал рассчитан на слабую связь в зале и не требует кнопки «Сохранить».

Программа занятия пишется там же. В неё встроена методология академии: уровни по возрасту, цикл занятий и навыки с нормой часов, так что руководитель видит, что группа уже отработала.

Родитель заходит в свой кабинет с телефона: расписание, посещения, программа тренировки с видео, баланс и кнопка оплаты по СБП.

От CRM академии к продукту

15 сентября, через месяц после старта, мы решили сделать из CRM продукт: доступ начали просить другие школы. Так появилось имя Qoach CRM и отдельная версия без привязки к академии.

Название, логотип, реквизиты и контакты школы теперь задаются в настройках и подставляются во все страницы для родителей. Каждая школа получает свой экземпляр: отдельную базу, свой адрес и свои резервные копии.

27 сентября развернули экземпляр для первой школы за пределами академии. Запуск идёт одним сценарием с двадцатью проверками.

Что было сделано

Учёт

• воронка заявок с записью на пробное и зачислением;

• спортсмены и клиенты, группы, залы и расписание;

• абонементы четырёх типов, лицевой счёт, заморозка и продление;

• журнал посещений, касса, расходы и девять отчётов.

Общение

• переписка из мессенджеров в CRM через наш коннектор Qonnect;

• звонки с записью в карточку и звонок кликом;

• напоминания должникам и тем, у кого кончается абонемент;

• почта школы внутри CRM.

Тренер и родитель

• приложение тренера: журнал, программа, приём оплаты;

• методология: уровни, цикл занятий, навыки и освоение по группам;

• кабинет родителя с оплатой по СБП и договором-офертой.

Продукт

• настройки школы вместо данных академии в коде;

• семь модулей с выключателями и четыре роли с 23 правами;

• запуск новой школы одним сценарием и руководство из двенадцати глав.