АО «Электросвязь»

О клиенте

АО «Электросвязь» — крупнейший телекоммуникационный провайдер Республики Дагестан. Компания предоставляет услуги связи и телекоммуникационной инфраструктуры по всей территории региона и имеет штат более 1000 сотрудников.

В структуре компании работает множество подразделений и технических служб, что требует эффективной системы управления задачами, проектами и внутренней коммуникацией.

Для организации внутренних процессов компания использует коробочную версию Bitrix24.

Задача

Перед нашей командой стояла задача оптимизировать и выстроить систему управления задачами и внутренним документооборотом, чтобы сотрудники могли эффективно взаимодействовать между подразделениями.

Основные цели проекта:

01

создать удобную и масштабируемую систему управления задачами
02

структурировать проекты и рабочие процессы
03

внедрить цифровой документооборот
04

перевести внутреннюю коммуникацию сотрудников в единую систему
05

обеспечить прозрачность выполнения задач и проектов
06

выстроить регламенты работы компании, адаптированные под использование Bitrix24

Проблема до внедрения

До проведения работ процессы внутри компании требовали систематизации.

Основные сложности заключались в следующем:

• большое количество подразделений и сотрудников;

• необходимость централизованного управления задачами;

• отсутствие единой системы документооборота;

• разрозненные каналы коммуникации между сотрудниками;

• сложность контроля выполнения задач в масштабах крупной организации.

При таком масштабе компании требовалась единая цифровая среда для управления внутренними процессами.

Решение

В рамках проекта была проведена глубокая настройка коробочной версии Bitrix24, ориентированная на управление задачами, проектами и документами.

Одновременно с внедрением системы проводилась работа по формированию и внедрению регламентов работы компании, которые проектировались с учетом возможностей Bitrix24 и встраивались в цифровые процессы.

Основной акцент был сделан на создании удобной системы задачника, которая позволила структурировать работу сотрудников и обеспечить прозрачность выполнения задач.

Дополнительно был внедрен цифровой документооборот, что позволило перевести значительную часть внутренних процессов в электронный формат.

Что было сделано

В рамках проекта были реализованы следующие решения:

Настройка системы управления задачами

• разработана удобная структура задачника Bitrix24;

• выстроена система управления задачами и подзадачами;

• реализована работа с проектами и рабочими группами;

• структурированы задачи различных подразделений.

Организация документооборота

• внедрен цифровой документооборот внутри Bitrix24;

• настроены процессы согласования документов;

• обеспечено хранение и управление рабочими документами внутри системы.

Формирование регламентов работы

• разработаны и внедрены регламенты рабочих процессов компании;

• регламенты были адаптированы под работу в Bitrix24;

• ключевые бизнес-процессы компании выстроены с учетом цифровых инструментов системы.

Организация внутренней коммуникации

• вся внутренняя коммуникация сотрудников переведена в Bitrix24;

• сотрудники взаимодействуют через задачи, чаты и рабочие пространства системы.

Результат

В результате реализации проекта компания АО «Электросвязь» получила полноценную цифровую среду управления внутренними процессами.

Ключевые результаты проекта:

• внедрена структурированная система управления задачами и проектами;

• реализован цифровой документооборот;

• разработаны и внедрены регламенты работы компании, построенные вокруг Bitrix24;

• вся внутренняя коммуникация сотрудников сосредоточена внутри системы;

• обеспечена прозрачность выполнения задач и контроля проектов;

• создана масштабируемая система управления процессами для крупной компании.

Сегодня Bitrix24 используется как основная корпоративная платформа для управления задачами, проектами, документами и внутренними коммуникациями, объединяя работу всех подразделений компании.